La era digital ha venido para quedarse. Se manifiesta a través de una verdadera revolución tecnológica, desde la aparición de internet a herramientas TIC y medios de comunicación. La era digital está transformando de manera clara y profunda los hábitos, el lenguaje, la vida y las costumbres de muchas personas, pero como todo, tiene su parte positiva y su parte negativa. Hoy veremos una de esas consecuencias negativas, y lo que podemos hacer para reducir su impacto.

Distracciones en la rutina diaria

Imagina tu rutina diaria. ¿Qué es lo primero que haces nada más levantarte? Y, ¿lo último nada más acostarte? Revisar las notificaciones se ha convertido en un hábito indispensable en nuestra rutina. Aparentemente esta tarea no interfiere con nuestra vida diaria, sin embargo, numerosos estudios han demostrado que afecta a nuestra productividad y concentración. 

El principal problema aparece cuando estamos en la oficina, tratando de focalizar nuestra atención en una tarea, mientras recibimos de forma constante un bombardeo de correos. Nos cuesta un gran esfuerzo inhibir el impulso de revisar esas notificaciones y comprobar si hay algo urgente que atender. Esto provoca una desconexión con la tarea que estábamos realizando inicialmente. Perdemos el hilo del tema y perdemos la concentración.

Las distracciones en el puesto de trabajo se han convertido en una tarea pendiente a solucionar en toda oficina, y son los gerentes los que deben dar a su equipo herramientas y entrenamiento para poder solventar estas distracciones, acompañándolas de un buen ejemplo a seguir. Decir a tu equipo “no miréis el teléfono ni el correo durante la próxima hora” no hará que la cosa mejore mucho a largo plazo y puede generar resentimiento en lugar de compromiso. Por ello te vamos a enseñar una serie de técnicas que harán que logres tu objetivo: reducir las distracciones para mejorar la concentración y productividad de tus empleados.

Técnicas que funcionan

La primera técnica que te presentamos puede parecer obvia y poco compleja, pero así es como lograremos los mejores resultados. La técnica Pomodoro consiste en concentrarse en una única tarea durante 25 minutos seguida de un descanso de 5 minutos. Como sabes que se avecina un descanso, es más fácil resistir el impulso de verificar cada notificación que aparece o distraerte por tareas no relacionadas con el trabajo. Algunas personas pueden adaptarse más rápido a estos esfuerzos de tiempo bloqueado que otras. Si es necesario, puede comenzar con bloques de tiempo mucho más cortos, hasta llegar a los 25 minutos. 

Desafía a tus empleados a hacer lo mismo. Ofréceles espacios para almacenar sus dispositivos fuera de su alcance. Anímalos a que echen un vistazo a las aplicaciones que les muestran con qué frecuencia revisan sus teléfonos durante el día. Si recibes retroceso, lidera con empatía. Haz hincapié en que estáis juntos en esto: después de todo, la tecnología nos ha condicionado en los últimos años. Pero con este enfoque, las personas y los equipos pueden hacer más trabajo al enfocarse por períodos de tiempo establecidos. También puede comentar con otros departamentos e incluso con clientes «así es como trabajamos ahora», para que puedan esperar respuestas por correo electrónico con un margen de dos horas en lugar de dos minutos, pero que al final, esta será una mejor manera de trabajar para todas las partes

La segunda técnica va ligada con la primera, porque quizás estás esperando un correo urgente, y la necesidad de revisar la bandeja de entrada aumenta exponencialmente. Por tanto, establece un plan para situaciones urgentes. Configura un protocolo exclusivo para mensajes urgentes, y úsalo con moderación. Este podría ser una herramienta que emite un sonido especial cuando algo se marca como urgente. Una configuración fácil de usar en ordenadores, teléfonos y tabletas puede bloquear todas las demás notificaciones, permitiendo que pasen solo mensajes urgentes. Lo ideal sería hacer posible que cualquier persona de la organización pudiera marcar un correo electrónico como urgente, en lugar de que todos los correos electrónicos de ciertos remitentes (como del jefe) se muestren como urgentes. 

Y cuando los empleados estén de vacaciones, no esperes que vean un correo electrónico. Si es absolutamente necesario contactarlos en caso de emergencia, envíeles un mensaje de texto o llámalos.

Por último, una de las cosas más poderosas que podemos hacer como gerentes para solventar las condiciones de trabajo distraídas y restaurar la productividad es involucrarnos en los comportamientos correctos. Tenemos que modelar nuestros comportamientos de acuerdo con lo que queremos ver en nuestros empleados.

Durante las reuniones de personal, aquellos de nosotros en posiciones de liderazgo deberíamos hacer una práctica estándar para evitar mirar nuestros correos electrónicos, mensajes o cualquier otra cosa en nuestros teléfonos. Cuando hablamos con los empleados, no debemos asumir que ya han visto correos electrónicos no urgentes que les enviamos en la hora anterior. Y cuando estamos sentados en nuestros escritorios, los empleados deben vernos enfocados, sin interrupciones, por períodos de tiempo sustanciales. No es fácil.

Lograr todo esto significa ir contra la corriente de cómo han evolucionado nuestras oficinas en los últimos años. Pero cuando damos estos pasos, nuestra vida laboral mejora y nuestros negocios tienen más éxito. Y si quieres aprender más herramientas y disponer de más recursos, tienes disponible nuestro curso Gestiona tu energía y no tu tiempo, donde encontrarás esto y mucho más.