por admin | May 12, 2019 | elearning, Ventas
Las plataformas de colaboración digital dan oportunidades de innovación a los equipos diversos y distribuidos, permitiendo una buena comunicación.
En los negocios, los problemas difíciles hacen que las empresas necesiten experiencias diversas para innovar y resolver problemas.
Las empresas guiadas por la innovación pueden aprovechar la experiencia diversa, pero sus equipos a menudo se enfrentan al desafío de la distribución geográfica. La investigación reciente afirma que más del 50% de la comunicación del equipo se produce a través de plataformas de colaboración.
Según los valores de mercado proyectados, se espera que los ingresos del software de colaboración crezcan un 40% entre 2015 y 2022. La demanda de plataformas de colaboración ya está en su punto más alto, particularmente con la proliferación de modelos de suscripción basados en SaaS. Los titulares establecidos, como Microsoft (Teams), Cisco (Spark) y Facebook (Workplace), compiten en el espacio de la plataforma de colaboración de equipos.
A medida que avanza la carrera por apoyar la innovación de equipos, las empresas deben centrarse más en cómo sus equipos distribuidos organizan la colaboración y las condiciones que crean los líderes de los equipos. Las plataformas de colaboración específicas que elijan son menos importantes.
Se realizó un estudio con más de 600 miembros de equipos de una empresa, coordinadores de equipo y gerentes que utilizan plataformas de colaboración.
Los resultados sugieren que hay dos factores o desafíos clave que afectan la cantidad de beneficios que los equipos obtienen de las plataformas de colaboración. El primer factor es qué tan bien la plataforma de colaboración soporta las actividades necesarias para integrar el conocimiento del equipo, a pesar de ubicaciones geográficamente diferentes. El segundo es si los líderes de equipo pueden establecer condiciones que fomenten la integración del conocimiento en un entorno digital.
Plataformas de colaboración ideales
En las organizaciones, el éxito de los equipos requiere adaptar diferentes bases de conocimiento individuales y perspectivas a problemas y oportunidades particulares. Intentar hacer esto a través de una plataforma de colaboración implica muchas consideraciones.
Las plataformas de colaboración ideales permiten la integración del conocimiento y, por lo tanto, la innovación en equipo, al respaldar tres aspectos principales del trabajo en equipo: preparación, ejecución y bienestar.
1. Habilitar la preparación del equipo.
Organizar la integración del conocimiento diverso para la innovación significa que los equipos necesitan establecer el escenario para una acción coordinada. Esta necesidad es particularmente aguda para los equipos distribuidos, porque no pueden observar el comportamiento de los demás más allá de lo que sucede en la plataforma de colaboración. Tampoco tienen la ventaja de comprender la disponibilidad y las necesidades de los demás, que disfrutan los equipos que trabajan en un solo lugar.
Establecer el escenario implica:
– Llegar a un entendimiento común de la misión del equipo
¿Cuál es nuestro cargo?
– Establecer los objetivos del equipo
¿Qué resultado de innovación estamos intentando lograr?
– Definir los roles y responsabilidades de los miembros del equipo
¿Quién es responsable de qué en el proceso de innovación?
– Formular una estrategia para lograr el resultado innovador
¿Cómo llegamos allí?
2. Potenciar la ejecución compleja.
Preparar el escenario no es suficiente. Problemas complejos, expertos diversos y una variedad de formatos de información pueden complicar el proceso de colaboración. Las plataformas que admiten una gran variedad de formas de medios ofrecen a los equipos más opciones. El conocimiento se puede intercambiar e integrar a través de texto, audio, video, imágenes, entornos virtuales en 3D y pizarras digitales compartidas, entre otros.
La investigación muestra que las plataformas de colaboración que admiten múltiples formatos brindan a los equipos la flexibilidad que necesitan.
Los miembros del equipo también deben ser capaces de coordinar sus actividades en términos de entregables de secuencia, evaluación de resultados y seguimiento del progreso.
Cuando la tecnología de la plataforma no apoya estas actividades, los miembros del equipo pueden tender a centrarse en sus propios objetivos locales y pasar por alto los objetivos del equipo. Los equipos necesitan plataformas de colaboración que les permitan determinar la disponibilidad de los miembros del equipo en tiempo real, recibir actualizaciones de estado cuando se hayan compartido los entregables y hacer un seguimiento de cómo los entregables contribuyen a lograr hitos clave en el proceso de innovación.
Los espacios de trabajo digitales compartidos, combinados con los archivos digitales del trabajo del grupo, también deberían permitir que los miembros del equipo se respalden mutuamente si surge la necesidad. Cuando surgen problemas, es posible que los equipos no puedan esperar a los miembros no disponibles, especialmente cuando trabajan en diferentes ubicaciones y zonas horarias.
3. Facilitar el bienestar.
La colaboración es un esfuerzo humano, y los entornos digitales pueden estar plagados de campos minados potenciales que pueden descarrilar los esfuerzos de innovación de un equipo. La innovación en sí misma es difícil porque no hay soluciones predefinidas. Esto puede provocar tensiones y frustraciones cuando los equipos se enfrentan a grandes vientos en contra.
Los equipos compuestos por miembros con experiencia diversa traen intrínsecamente diferentes perspectivas y entendimientos de problemas y posibles soluciones, lo que puede llevar fácilmente a conflictos. Finalmente, el trabajo en espacios digitales puede ser aislado, lo que lleva a los miembros a sentirse desconectados de las interacciones sociales.
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por Valuexperience Community Manager | Mar 17, 2019 | Habilidades 4.0, Liderazgo
La buena comunicación es un requisito previo para un buen trabajo en equipo, pero ¿cuánta es necesaria?
Una investigación afirma que la cantidad de comunicación entre los miembros de pequeños equipos de investigación y desarrollo marca una gran diferencia en su creatividad.
Los autores estudiaron equipos de innovación en 11 compañías holandesas involucradas en el desarrollo de productos de hardware que van desde computadoras hasta copiadoras. Recogieron cuestionarios de 243 empleados en 44 equipos. La idea era medir cómo el rendimiento creativo, según lo informado por los empleados, se vio afectado por los niveles y patrones de comunicación entre los miembros del equipo. Se encontró que la frecuencia de la comunicación es un factor significativo en la producción creativa.
Los resultados indican que el trabajo en el equipo se realiza un mínimo de tres veces por semana y que se necesita una cierta cantidad de comunicación, pero cuando supera ese umbral, se vuelve negativo, y los equipos se desempeñan peor.
La comunicación extensa, ya sea cara a cara, por teléfono, por correo electrónico o por mensajería instantánea, puede llevar a una mentalidad de pensamiento grupal que reprime la originalidad. Algunos miembros del equipo pueden comenzar a evaluar los supuestos de manera menos rigurosa. Otros pueden basarse en las ideas del grupo y gastar menos de su propio esfuerzo en el proyecto.
Sin embargo, los autores encontraron que muy poca comunicación entre los subgrupos de un equipo también conduce a un desempeño subóptimo. Sin embargo, los subgrupos no deben aislarse para no ser cegados por sus propias suposiciones y desarrollar su propio lenguaje, lo que puede llevar a interpretaciones erróneas o enfoques no complementarios a la innovación dentro del equipo.
Cuanto más tiempo permanezca unido un equipo, según el estudio, más probable es que se formen camarillas. Los equipos más grandes pueden contrarrestar la formación de camarillas al rotar a los individuos a través de varios subgrupos diferentes. Las pequeñas empresas, sin embargo, pueden no tener esa opción. En esos casos es aconsejable que los gerentes vinculen los subgrupos de manera que faciliten la comunicación entre ellos.
Los autores advierten que sus resultados pueden no aplicarse a equipos de todos los tamaños o equipos que trabajan en productos distintos a los estudiados. Por ejemplo, los equipos que desarrollan productos de software o alimentos pueden ser más pequeños que los equipos de diseñadores de hardware en el estudio, y sus patrones óptimos de comunicación pueden ser diferentes. Otros productos pueden requerir equipos de desarrollo más grandes. En la muestra de investigación, el tamaño del equipo varió de cuatro a diez miembros. Para equipos de 20 o 30, obtendría mucha más segmentación en subgrupos. En esos casos, los hallazgos del estudio podrían ser aún más aplicables.
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por Valuexperience Community Manager | Feb 24, 2019 | elearning, Liderazgo
Una nueva investigación revela simples estrategias que aumentan el rendimiento de los equipos enfocándose en la comunicación.
Un estudio reveló que el rendimiento depende de cómo las personas usan estas tecnologías, no de las tecnologías en sí mismas.
Se pidió a los miembros del equipo (que habían trabajado juntos durante algún tiempo) que se calificaran entre sí sobre: hacer coincidir la tecnología con la tarea, aclarar las intenciones, mantenerse sincronizados, ser receptivos y solidarios, y ser abiertos e inclusivos.
Se vio que los equipos con puntaciones más altas en los cinco comportamientos también habían recibido calificaciones más altas de sus líderes en la producción de entregables de calidad, la realización de tareas a tiempo, el trabajo productivo y la reunión o superando las metas. Por cada 10% que un equipo superó a otros en la efectividad de la comunicación virtual, también superó a esos equipos en un 13% en el rendimiento general.
Cuando los equipos están informados de estas estrategias simples (explicadas a continuación) y toman medidas para implementarlas, superan a los equipos que no lo hacen.
1. Unir la tecnología a la tarea
Algunas tecnologías se adaptan mejor a ciertas tareas que otras y elegir una equivocada puede ocasionar problemas.
Las herramientas de comunicación varían según la riqueza de información y el nivel de interacción en tiempo real que es posible. Las tareas de comunicación de un equipo también varían en complejidad (puntos de vista, retroalimentación o evitar malentendidos).
Hay que usar medios más ágiles y basados en texto (correo electrónico, chat y tablones de anuncios) cuando se envíe información unidireccional. Para tareas complejas (resolución de problemas o negociación), las conferencias web y las videoconferencias son más indicadas. Hay que tratar problemas interpersonales potencialmente polémicos por medios más ricos. Cuanto más compleja sea la tarea, más cerca debe estar de la comunicación en persona.
2. Hacer claras las intenciones
La mayoría de la comunicación se basa en texto. Desafortunadamente, cuando las herramientas de texto dejan demasiado a la interpretación, los prejuicios y las suposiciones comunes causan malentendidos y provocan conflictos poco saludables que perjudican el rendimiento del equipo. Las intenciones se pierden en la traducción por varias razones:
– Las personas tienden a ser menos cautelosas y más negativas por escrito.
– La negatividad va en ambos sentidos, ya que también el receptor tiende a interpretar la información de forma más negativa de lo que pretende transmitir el remitente.
– En los mensajes escritos, a menudo asumimos que los demás se centrarán en las cosas que creemos que son más importantes, y sobreestimamos la medida en que hemos dejado claras nuestras prioridades.
– Hay que tener muy claras las intenciones y revisar los mensajes importantes antes de enviarlos para asegurarse de que ha marcado el tono correcto.
3. Mantenerse sincronizado
Cuando los miembros del equipo no interactúan cara a cara, el riesgo de perder el contacto es mayor. Esto puede suceder porque cuando los equipos no están localizados en el mismo lugar (es difícil saber cuándo se han recibido los mensajes), porque los errores en la comunicación pueden llevar a una distribución desigual de información entre los miembros del equipo, o por la falta de contacto frecuente en persona. Sin información precisa, la gente suele asumir lo peor.
Se pueden superar estos desafíos priorizando mantener a todos en el círculo; manteniendo una comunicación regular con los miembros del equipo y evitando largos silencios; compartiendo información sobre la situación local; confirmando la recepción de mensajes; dando a las personas el beneficio de la duda; aclarando para comprender mejor el comportamiento o las intenciones de los demás antes de saltar a conclusiones.
4. Ser receptivo y solidario
La confianza es crítica para el funcionamiento efectivo, pero también difícil de construir. La confianza entre los compañeros de equipo en el mismo espacio de trabajo cuenta con la familiaridad y el gusto, pero en equipos dispersos, las personas deben demostrar su confiabilidad por la forma en que trabajan con los demás en una tarea. Hay que animar a todos a responder rápido a las solicitudes de sus compañeros y sugerir soluciones proactivas a los problemas además de mantener un tono positivo y de apoyo en las comunicaciones.
5. Ser abierto e inclusivo
Es probable que los equipos dispersos tengan miembros de diferentes culturas, orígenes y experiencias. La diversidad puede dar una gran variedad de ideas y aumentar la creatividad y el rendimiento del equipo, pero también puede desanimar a participar. Además, los equipos dispersos consisten en subgrupos en diferentes ubicaciones y tienden a comunicarse más dentro de un subgrupo local que a través de todo el equipo. Esto puede suponer un reto para los líderes.
Para sacarle beneficios a la diversidad hay que comunicarse de la manera más abierta e inclusiva posible, involucrando a todo el equipo en importantes comunicaciones y decisiones y solicitando perspectivas y puntos de vista de todos los miembros. Cuando se trabaje para resolver las diferencias de opinión, hay que integrar las mejores ideas del equipo.
El papel del liderazgo
No todos los integrantes del equipo conocen los problemas de la comunicación virtual o los cinco comportamientos clave que mejoran el rendimiento. Se puede crear una carta de equipo que describa cómo trabajar conjuntamente, decir qué tecnologías el equipo no usará, formatos estándar y etiqueta para las comunicaciones escritas, planes para mantener a todos sincronizados, pautar el tiempo para responder a las solicitudes y los tipos de comunicación que siempre deben compartirse con todos. Las normas claramente expresadas marcan la diferencia.
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por Valuexperience Community Manager | Nov 28, 2018 | Habilidades 4.0, Liderazgo
“Si quieres saber la diferencia entre una Red Social y una Comunidad, pide a tus amigos de Facebook que te ayuden a pintar tu casa”. Con este ejemplo tan sencillo y explicativo, Henry Mintzberg abre su artículo para Harvard Bussiness Review.
Las Redes Sociales nos conectan unos a otros, nos facilitan la comunicación, pero no son sinónimos de Comunidad. La palabra Comunidad siempre ha sido utilizada para referirse a un grupo de personas que ocupaban un mismo territorio, compartían unos hábitos y una forma de vida concretos, tenían una historia común y se preocupaban los unos por los otros. Sin embargo, últimamente se ha puesto de moda esta palabra para designar a lo que en realidad son Redes: gente con intereses comunes, pero no con los mismos valores, historia o recuerdos.
Mitzberg utiliza el ejemplo de los movimientos sociales, en los que las redes sociales han jugado un importante papel en los últimos años. Sin embargo, como aseguró un egipcio en un artículo de Thomas Friedman para The New York Times sobre la Primavera Árabe, “Facebook ayudó mucho a la gente a comunicarse, pero no a colaborar”. Y como explica Mitzberg, aunque estos grandes movimientos crean conciencia sobre la necesidad de cambio, son las pequeñas iniciativas llevadas, a cabo por grupos más pequeños, las que acaban marcando la diferencia.
Llevado al terreno empresarial, las compañías más eficientes son las que funcionan como una Comunidad, no como una colección de recursos humanos. Por supuesto, las empresas necesitan Redes Sociales que faciliten la comunicación entre sus diferentes empleados; pero esto no es suficiente para crear una Comunidad. Y es que, más allá de la comunicación, la colaboración es crucial.
Tendemos a hablar mucho de la importancia del liderazgo, pero la Comunidad es más importante. Un buen líder debe promover la creación y fortalecimiento de la Comunidad. Para esto, las Redes Sociales son imprescindibles, pero bien gestionadas y dirigidas a la creación de Comunidad. Según Mitzberg, aunque las Redes Sociales son maravillosas para comunicarnos, pueden tener un efecto negativo en la colaboración, a no ser que se gestionen con cuidado.
De esta manera, para que una empresa funcione eficientemente, necesitamos Redes Sociales y Comunidades al mismo tiempo. Las dos se complementan mutuamente y es gracias a una que se puede crear la otra.
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por Valuexperience Community Manager | Oct 26, 2018 | elearning, Habilidades 4.0
Colaboración y otras ventajas de contar con Mentores Virtuales
Tener un mentor siempre ha ayudado al desarrollo profesional y al avance profesional, pero en los puestos de trabajo complejos actuales un solo mentor no es suficiente. Para potenciar la innovación y la creatividad, los empleados a menudo requieren información de diferentes fuentes de especialización y en tiempo real. La buena noticia es que la rápida expansión de las redes sociales dentro y fuera de las empresas ha hecho posible que los aspirantes a líderes puedan perfeccionar su oficio colaborando con los mejores expertos en muchos dominios a través de Internet o mediante sistemas de gestión (knowledge management – KM). Estos expertos se convierten en mentores virtuales con los que poder contactar en cualquier momento y en cualquier lugar. Y, ¿qué mejor que encontrar los expertos dentro de tu organización y sacar el máximo provecho a sus conocimientos? Para conseguirlo, sólo necesitas una comunidad virtual que permita una comunicación ágil y rápida entre todos tus empleados.
La idea principal es que todos los empleados se ayuden en sistemas sociales de colaboración y compartan sus experiencias y conocimientos vía internet dentro de una comunidad virtual propia.
Los sistemas de KM y colaboración permiten a los empleados crear su perfil y listar palabras clave asociados a su experiencia. De esta forma, mediante los sistemas de colaboración social y de KM se pueden identificar miembros clave dentro de la comunidad dispuestos a compartir su experiencia y construir relaciones a través de sus propias consultas y aportaciones. Todos se pueden convertir en mentores. Cada vez que los empleados tengan una consulta, utilizan esta base de datos para conectarse con el experto relevante e intercambian conocimiento libremente en tiempo casi real. La colaboración en las comunidades virtuales mediante el intercambio de conocimientos y convirtiéndose unos en mentores de otros, fomenta un trabajo en equipo más productivo y eficiente.
Las principales ventajas de contar con mentores virtuales son:
– Solución de problemas en tiempo real: cada vez que los empleados llegan a una calle sin salida, pueden recurrir a los sistemas de KM y colaboración social, publicar sus consultas y lo más probable es que un experto responda a la pregunta inmediatamente. Eso sólo lo permite un trabajo en red. Las comunidades son una excelente herramienta para desarrollar en el área un ecosistema de mejora continua.
– Ampliar sus habilidades y aprender sobre las próximas oportunidades: la comunidad virtual de tu organización permitirá a tus empleados forjar conexiones valiosas y aprender sobre proyectos y oportunidades internas que los ayudaran a profundizar en su conocimiento y ganar reconocimiento por su crecimiento y pericia.
– Mayor lealtad a la empresa: esta conexión directa de colaboración con la empresa logra que los empleados se sientan parte de esta, lo que consigue incrementar el sentido de pertenencia con la organización y estén más comprometidos con el éxito empresarial.
– Aumento en innovación: la colaboración con sus colegas y mentores favorece la innovación y creatividad de los empleados, manteniendo la motivación para una mejora continua.
– Mayor consciencia del contexto externo: mediante la búsqueda de información en fuentes externas y compartirla con todos los miembros de la empresa, aumenta el conocimiento de todos sobre lo que pasa fuera de la organización.
Los resultados de los estudios son claros: las inversiones en herramientas de medios sociales pueden ayudar a las empresas a mejorar en habilidades, productividad, compromiso y lealtad de sus fuerzas de trabajo.
Si estas interesad@ en desarrollar en tu organización estas iniciativas conoce nuestra solución Comunidades 4.0
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