RRHH, Recursos Humanos

La Comunicación Interna es un recurso a gestionar, porque sólo a través de una comunicación eficaz y bien administrada se podrán transmitir los valores de la empresa y conseguir que sus profesionales sean el medio más poderoso para comunicar una buena imagen de su marca. Pero, ¿Qué estrategia seguir? ¿Cuál es el canal más idóneo?

Hoy en día todos los ejecutivos están constantemente ocupados, con miles de tareas y gestiones en sus cabezas. Ante una demanda concreta, el ejecutivo sin pensarlo demasiado, elabora una respuesta a un correo electrónico que es útil, personal y eficaz para la gestión a resolver en ese preciso momento.

Y entonces…¿Cuál es el problema?

El mensaje del ejecutivo es demasiado personal y tal y cómo está escrito, no puede ser compartido con otros empleados. Aunque ofrece una respuesta reflexiva ante una demanda de negocio que afectaría a muchas más personas de su entorno, no podría ser reenviado.

Para modificar la nota enviada y que coja un aire más directivo y formal pueden pasar hasta 30 minutos.

Por este motivo, es interesante tener en cuenta lo siguiente:

  1. Redacta correos electrónicos aptos para compartir.
  2. Cambia el canal, no respondas a través de Correos Electronicos, intenta responder a través de un canal que sea visualizado por todas las personas de tu área: 
      • la Comunidad de tu área,
      • el  espacio  privado de tu área en la Intranet de la empresa o,
      •  en el  Foro de tu área.
  3. Recuerda que  la reescritura y revisión de los correos electrónicos individuales es lento e ineficiente.

Si normalmente editas unos tres correos electrónicos a la semana posiblemente estás perdiendo 10 horas al mes en tus comunicaciones. ¿Por qué no escribir de forma que tu mensaje pueda ser visualizado a varias personas desde principio?  Cada respuesta significativa a una consulta debería ser escrita para que pueda ser recibida por diferentes empleados.

Por este motivo, es necesaria una revolución de las comunicaciones internas, insistiendo en que los empleados y directivos escriban sus mensajes menos por el correo electrónico y más en aquellos de espacios de consulta (Comunidad, Foro, Intranet) de todas las personas de su área.

Algunas organizaciones concienciadas con el tema, han podido ahorrar decenas de horas de tiempo de la alta gerencia. Eliminar redundancias e intercambiar información es fundamental para garantizar una comunicación ágil dentro de la empresa.

La desventaja de este enfoque no es trivial. Cuando se escribe un mensaje para remitirlo a personas distintas, pierde las conexiones interpersonales. No obstante, se insiste en que los comunicados sean menos íntimos e individuales para ahorrar tiempo; se encuentran muchos casos de mensajes personalizados que pierden eficiencia, la sobrecarga de personificación hace perder la fuerza y el objetivo principal del mensaje.

Debido a que el ritmo y el de intercambio de emails efectivos es un factor crítico de éxito en el desempeño del negocio, la mala gestión de correo electrónico puede, de hecho, ser un síntoma de otras debilidades de la organización.

Toma un extra de 60 segundos para pensar cómo hacer que tus mensajes de correo electrónico sean más rentables.

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