Mediante este artículo se busca conocer cómo el análisis de la comunicación entre colaboradores y clientes de las grandes compañías, lleva a identificar la satisfacción de los mismos. Los e-mails enviados y recibidos, constituyen señales de los clientes y de su relación con las organizaciones.
Tener una relación saludable con el cliente lleva a las compañías a tener estabilidad y crecimiento y el conocer cómo se sienten los clientes frente al producto o al servicio es vital. Al analizar la información entre colaboradores y clientes, se puede identificar la satisfacción de los mismos.
En este estudio se ha buscado determinar una correlacion entre el desempeño de los equipos de trabajo y la satisfacción de los clientes a través de las comunicaciones que estos mantienen con la empresa.
Hoy en día dentro de las grandes empresas, los centros de servicios compartidos -ya sean internos o externos- han tenido un gran crecimiento, trayendo beneficios económicos y crecimiento organizacional. No obstante, éstos tienen también retos como: la gran escala de las organizaciones y la complejidad del servicio prestado; aspectos que dificultan identificar la insatisfacción del cliente.
Comúnmente se aplican encuestas de satisfacción a los clientes, las cuales no siempre son adecuadas, ya que demandan tiempo del cliente, no siempre disponible. Además las interacciones impersonales y la cantidad de estas, imposibilitan el análisis.
Cinco datos estadísticos que predicen la satisfacción del cliente con base en los e-mails:
1.- Centralidad del líder: Son individuos con alta influencia en sus equipos. La presencia de un líder hace que la red esté mejor organizada. Un liderazgo centralizado aumenta la satisfacción, la calidad del trabajo mejora, trabajan según indicadores de desempeño, el producto se entrega según lo deseado, existen procesos establecidos y más.
2.- Consistencia del líder del grupo: El cliente tiene mayor satisfacción cuando el líder no rota constantemente. Este índice de rotación depende de la empresa, en la mayoría prefieren un trabajo consistente y confiable, evitando “sorpresas”.
3.- Patrón de la contribución: Es la relación entre el número de e-mails enviados vs el número de e-mails recibidos. Dependerá de las funciones de cada persona de la organización, definidas ya en procesos.
4.- Tiempo de respuesta: Mide el tiempo que se tardan los empleados en responder e-mails. Una respuesta temprana demuestra una mayor satisfacción en el trabajo; lo mismo sucede con los clientes, tienen mayor satisfacción cuando sus correos son respondidos con rapidez.
Es mejor enviar varios correos cortos, a uno largo y estructurado. Una mayor rapidez de respuesta se debe también a procedimientos previamente establecidos.
5.- Contenido emocional: Los clientes se sienten más satisfechos cuando el mensaje tiene menos contenido emocional. Una comunicación basada en hechos y estable asegura el éxito.
Comparando la relación entre el desempeño del equipo y la satisfacción del cliente, este método tiene 5 ventajas:
1.- Recolección de datos fácil y rápida: No se requiere que el cliente responda encuestas, ni ninguna acción adicional por parte de él.
2.- Información en tiempo real: El utilizar los e-mails como fuente, ayuda a tener información más rápida en tiempo real, sin esperar a que se termine el proceso y se enfrente una posible insatisfacción del cliente y por ende problemas.
3.- Protege el contenido privado de los e-mails: Los empleados estarán tranquilos de no ser “espiados”, ya que no se examina el contenido del e-mail sino únicamente el asunto.
4.- Limita el sesgo: Si se utilizarían encuestas habrían sesgos de información por parte de los clientes. Aquí se utiliza como fuente la comunicación habitual entre colaborador – cliente.
5.- Basado en datos estadísticos “fuertes”: La fuente de la información son los datos de la comunicación y los estadísticos del análisis de redes sociales.
La desventaja de este método radica en que en no todos los niveles de las organizaciones se utiliza el e-mail como medio de comunicación, sin embargo se espera en un futuro implantar la herramienta en niveles menos formales como mensajes instantáneos o audios de conversaciones por teléfono.
Finalmente, por medio de este escrito podemos identificar la importancia de la comunicación de los colaboradores con los clientes y los efectos de la misma. En Valuexperience ayudamos a las organizaciones a adoptar procesos que repercutirán en la satisfacción de los clientes, animamos a los trabajadores a mejorar sus habilidades digitales, incentivando la productividad de la comunicación tanto interna como externa.
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