La habilidad más infravalorada en la gestión de empresas - Valuexperience

¿Cuál es la habilidad más infravalorada en la gestión de empresas?

La clara tendencia del ser humano a saltar directamente a aplicar una solución sin pararse a formular el problema puede ser resolutiva cuando el factor tiempo es absolutamente apremiante. En el resto de los casos, esta manera de abordar la resolución de problemas desemboca en una pérdida de tiempo y dinero. Existen pocas habilidades más poderosas que la disciplina de articular claramente el problema que se quiere resolver antes de saltar a la acción.

La mente humana tiene, por lo menos, dos maneras de enfrentar los problemas:

– Procesamiento consciente. Es la habilidad que nos permite innovar y aprender, pero es lenta, limitada y consume mucha energía.

– Procesamiento automático. Es la habilidad que aparece de repente o de forma automática.

El procesamiento inconsciente también puede jugar un papel positivo en el proceso innovativo pues, en ocasiones, tener la habilidad de alejarse del problema a resolver y pensar en otra cosa ayuda a crear soluciones innovadoras.

Para obtener lo mejor de cada uno de los procesamientos (velocidad y buen resultado) ten en cuenta los siguientes consejos:

– ¿Es el problema importante? Hay que invertir la energía en aquello que realmente importa, por lo que debe existir una línea directa desde la definición del problema hasta la misión y los objetivos de la organización.

– Cuidado con el vacío. Tener objetivos claros ayuda a concentrarse y, para ello, el proceso conocido como contrastación mental, que consiste en comparar el estado deseado con el actual, tiene más probabilidades de éxito.

– Cuantifica, aunque no puedas medir. Medir esa “distancia” entre el estado actual de la situación y el objetivo es esencial para que un proyecto sea efectivo, incluso cuando las variables involucradas tengan una difícil cuantificación.

– Sé lo más neutral posible. A la hora de formular un problema es aconsejable realizar el menor número de suposiciones en cuanto al por qué del problema y a sus posibles soluciones.

– ¿Has concretado lo suficiente? Encadenar una serie de pequeños cambios es mucho más sencillo que implementar, de golpe, una enorme reorganización.

Evita los siguientes errores habituales para una formulación efectiva de problemas:

     1. No formular el problema asumiendo que todo el mundo lo ve igual.

     2. Formular el problema como un diagnóstico o solución.

     3. Falta de una articulación clara del camino. No sabrás cuando has alcanzado el objetivo.

     4. El problema es demasiado grande.

Aprovecha la experiencia de compañeros y ejecutivos para mejorar tu habilidad para formular adecuadamente los problemas que se deben resolver.

La resolución de problemas estructurada es una recopilación de técnicas de investigación científica, basadas en la formulación de hipótesis y experimentación, readecuadas para las situaciones fuera del laboratorio. Debes usarla si quieres resolver bien los problemas. Hay varios métodos, da igual cuál utilices mientras utilices uno. Te proponemos este:

Modificación del famoso formulario A3 de Toyota.

Obliga a resumir en una sola página un intento de resolución de un problema dividiendo el proceso en cuatro pasos principales y subfases más pequeñas. En general, te hace tener en cuenta los siguientes puntos:

– Formulación del problema.

– Metas y directrices para la dirección. Se debe concretar una meta de mejora, es decir, una predicción sobre qué tipo de mejora generarán los cambios

– Observación del diseño actual. Después de formular el problema conectarlo a la misión y a los objetivos de la organización, observando directamente el trabajo se debe documentar el diseño actual del proceso.

– Causas raíz. Examinar las preconcepciones y conectarlas a la formulación del problema para entender cómo el problema observado se deriva del diseño del proceso o sistema de trabajo.

– Diseño de objetivos. Se propone un sistema de trabajo actualizado que dé respuesta al problema de forma efectiva.

– Plan de ejecución. Poner en marcha el experimento. Para ello, se esboza un plan para implementar los cambios sugeridos, con un conjunto de actividades claramente definidas, con un responsable y una fecha límite.

Y por último…

– Aprende.  Debemos hacer un seguimiento de los resultados donde se mida el progreso hacia el objetivo y también durante el período inmediatamente posterior a la consecución de las metas para asegurarnos de que los resultados son permanentes. Documenta lo aprendido para la próxima vez.

Las empresas están acostumbradas a realizar grandes reorganizaciones en poco tiempo, para lo que siempre encontrarán asesores bien dispuestos. Pero estos grandes cambios son costosos en energía, tiempo y dinero. Concentrar los recursos en los problemas que en realidad importan, generando ciclos de aprendizaje rápido, con una buena formulación de problemas y utilizando habilidades y técnicas de resolución de problemas estructuradas es una buena alternativa que ofrece mejores resultados.

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