Con la realidad presente, hemos podido observar un gran cambio en nuestra manera de trabajar, es frecuente que se plantee la duda: ¿Cómo mantengo mi productividad en esta nueva situación?

En muchos casos, se ha establecido el tele-trabajo, las funciones que antes se hacían en una oficina u otros espacios, con contacto directo con otra persona, ahora se realizan de manera virtual con herramientas relativamente nuevas que han aumentado exponencialmente su uso desde el inicio de la pandemia. Así pues, el objetivo de muchos es, y ha sido, conseguir los resultados y productividad que se tenían con anterioridad en las circunstancias vigentes.

La cotidianidad está mutando en una realidad híbrida. Nos comunicamos más a través de medios digitales y desarrollamos nuevas estrategias en nuestras interacciones para mostrar e interpretar sentimientos y mensajes sobre aspectos como la cercanía, el desagrado, el interés, etc.

Lynda Gratton, psicóloga y profesora de práctica de gestión en London Business School y colaboradora habitual de MIT Sloan Management Review, escribió un libro en 2007 llamado “Hot Spots”. En él profundiza sobre aquellos aspectos que afectan a la productividad de los empleados en sus puestos de trabajo. La autora enmarca que se debían tener en cuenta cuatro características: (1) la Energía, (2) la Atención, (3) la Coordinación, y (4) la Cooperación.

Según qué pilar es más importante para cada persona y las demandas del puesto de trabajo, habrá diferencias en la fuente de productividad. Habrá personas que priorizan conseguir y mantener un buen nivel de energía, otras su principal raíz de productividad será poder interactuar con compañeros y retroalimentarse. Las diferencias en el origen de la productividad son esperadas, pero ¿qué sucede cuando los pilares no funcionan? ¿Cómo afecta no tener un buen funcionamiento de tu pilar de productividad?

¿Cómo gestionarse para no perder productividad?

En primer lugar, es interesante analizar la propuesta de Gatton. Referente a la Energía hemos observado que en estos tiempos de pandemia nos hemos visto forzados a adaptar nuestras maneras de trabajo, y con ello hemos podido fijarnos mejor en nuestro funcionamiento. Es común que trabajadores admitan sentirse más enérgicos trabajando desde casa. Gran parte de sentir esta energía se puede deber al hecho de, que al tele-trabajar, no se invierte tiempo en “commuting” (lo que entenderíamos como migración pendular o los desplazamientos diarios de tu hogar al puesto de trabajo). Este tiempo que no invertimos en desplazarnos, lo podemos dedicar a actividades que mejoran nuestra salud, por ejemplo hacer paseos o comer mejor. Todo ello afectando claramente al nivel de energía que percibimos.

En los tiempos de pandemia por los que estamos pasando es importante que el tele-trabajo lo llevemos a cabo de una manera coordinada con nuestros compañeros. Además, es esencial tener en cuenta cómo afecta la coordinación en la productividad, y así lograr que el ambiente externo afecte en la menor medida posible al desempeño de trabajo. Se ha observado que en un ambiente laboral coordinado con los compañeros, incluso si se lleva a cabo en el mismo momento temporal, se obtienen resultados de mayor productividad. Sin embargo, no es necesario que el trabajo se lleve a cabo coetáneamente para optimizar el desempeño, aunque sí que es importante coordinarse de manera óptima las tareas que llevarán a cabo cada persona del equipo. Además, se considera importante la presencia de un coach, en el momento de llevar a cabo la tarea, para poder guiar al coachee menos experimentado. Por último destacar, la importancia de la puesta al día del equipo, en la que se comentarán los avances y en qué punto de sus objetivos laborales se encuentra cada trabajador.

Además, al hablar de productividad debemos profundizar en el concepto de Cooperación, como ya hemos mencionado, la cooperación es un pilar de la productividad laboral. ¿Y por qué es tan importante? La cooperación es importante debido a que el trabajo colaborativo favorece a la conexión entre los trabajadores. Además está demostrado que, cuando se trabaja cooperativamente, se facilita la comunicación entre unos y los otros. Por último, se mejora la fluidez de información, haciendo más rico el trabajo que se esté llevando a cabo. ¿Peligra la cooperación laboral en tiempos de tele-trabajo? En la actualidad estamos frente a un cambio de paradigma, en el que se nos presentan muchos inciertos, sin embargo es importante que mantengamos la cooperación, buscando programas fáciles y cómodos para poder siempre estar comunicados con todos los integrantes de la empresa y así poder propiciar la cooperación de unos y los otros.

Por otro lado, podemos analizar la Atención. Es importante para mantener la atención de una persona, buscar tiempo donde no sean interrumpidos, ya que de ser así se pierde tiempo en volver a conectarse con el trabajo que se estaba realizando, y entonces, somos menos productivos. Además, es importante que elijas el momento en el que sientes que trabajas mejor. En estos tiempos de cambio es importante que organices bien tu tiempo, para llevar una organización y así mantener tu atención y productividad.

De todas maneras, resulta perceptible que habrá choques entre los pilares de la productividad. Ya que en algunos casos puede presentarse que, al compartir espacios laborales, lo que es óptimo para algunos sea lo contrario para otros. Para ejemplificar: una persona que prioriza la atención, no se encontrará en una productividad óptima si su modelo temporal de trabajo coincide con el de otros colegas que requieren de coordinación con nuestro sujeto. Por ello, se deben desarrollar estrategias con las que gestionar interferencias y realmente ser capaces de priorizar aquello que resulta más productivo para cada uno.

¿Cómo se ve afectada la productividad, y por tanto, los cuatro pilares, por la situación actual?

Hace poco, Gratton hizo una charla en la que contrastaba su publicación de 2007 con la actual manera de trabajo conjuntamente con el COVID-19. En ella, hipotetiza sobre el efecto de la dimensión “Espacio” y la dimensión “Tiempo” sobre los cuatro pilares de la productividad.

Por espacio se hace referencia al sitio en el que se desarrolla el trabajo. Puede tratarse por ejemplo, del sitio mismo de trabajo como una oficina o una fábrica; o bien, y como hemos visto con más frecuencia últimamente, puede ser un espacio personal: tu vivienda, una cafetería, un airbnb, entre otras.

En lo referente al tiempo, nos centramos en las horas dedicadas a realizar las tareas y responsabilidades del cargo de cada uno. Existen trabajos de horario fijo y sincrónico, por ejemplo, de las 9h a las 5h; y también existen, y con el COVID-19 y la necesidad de mantenernos productivos los hemos visto popularizados, horarios flexibles y asincrónicos. Cada día parece más frecuente el poder trabajar a cualquier hora y estar disponible en cualquier momento. Pero inevitablemente, esta disposición puede afectar tanto negativamente como positivamente en los empleados.

Te proponemos algunos consejos para equilibrar los efectos sobre tu productividad

Para aquellos que trabajan en casa y su mayor fuente de productividad es la energía, será interesante hacer del hogar un origen de esta Energía. Al teletrabajar, el gasto que la empresa tenía en establecer un entorno cómodo y adecuado ha pasado al individuo. Se necesita de un escritorio decente, de un sistema informático adecuado, una silla cómoda con la que poder trabajar y un considerable etcétera. Todos estos aspectos inevitablemente afectarán la energía que note el empleado, aun así también podemos hablar de tres características concretas sobre las que podemos trabajar para equilibrar nuestra productividad. En primer lugar, los empleados deben poder sentir que no están siendo observados permanentemente como una máquina de producción de resultados. Para poder conseguir esta sensación podemos hablar del segundo punto relevante: los límites. Al trabajar desde casa es más fácil conectarse y perder noción del tiempo, por ello se debe ser capaz de marcar tanto un límite temporal de las horas que se trabaja (pudiendo estar repartido con pausas y según se es más productivo para cada cual), como un límite físico (diferenciar entre las zonas personales del propio hogar y las zonas de trabajo facilita poder desconectar de una cosa y dirigir la energía a aquello que se está haciendo en cada momento). Finalmente volvemos a hablar de los desplazamientos. Cuando uno invierte tiempo en ir del puesto de trabajo a casa y viceversa también sufre un desgaste. El desplazamiento es cansado y afecta en la energía de aquel que lo lleva a cabo.

En los casos en los que se prioriza el trabajo desde la oficina y la cooperación, es realmente interesante fomentar la cercanía y la serendipia ( Descubrimiento o hallazgo afortunado, valioso e inesperado que se produce de manera accidental, casual, o cuando se está buscando una cosa distinta). Existen maneras de diseño de espacios que actúan sobre estas necesidades, generalmente, consisten en la creación de espacios abiertos en los que poder verse unas a otras y donde poder interactuar. Con diseños como estos, se transmiten los valores y artefactos culturales de la compañía, creando más afiliación y motivación. Por otro lado, parece que la serendipia es muy importante para la innovación, que a su vez incide en la productividad, así pues, debemos potenciar que en la inducción, el coaching y el mentoring en la empresa se fomente.

Finalmente, deberíamos aprovechar que nos vemos forzadas a pasar por esta situación para mejorar nuestras maneras de trabajar. Es un muy buen momento para investigar y experimentar sobre el diseño actual del trabajo, sobre cómo funciona nuestra efectividad, y sobre las tecnologías a aplicar en las empresas. El tipo de trabajo tiene mucho peso en cómo se organiza la productividad, por ello, también deberíamos poner un foco de atención en las demandas del trabajo y su interacción con el empleado. Para poder trabajar con estas perspectivas será muy interesante contar con líderes que estén dispuestos a ser co-creadores, que hayan cuidado y mejorado sus capacidades de liderazgo. Poco a poco podremos convertir una situación altamente preocupante y difícil de llevar, en una oportunidad para mejorar.

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