El Sistema Lean, también llamado Sistema de producción Toyota es el sistema de operaciones más importante desde el modelo T de Henry Ford. Se utiliza el término Lean Thinking para referirse a la evolución del Sistema de producción Toyota, y hace referencia a la filosofía de administración que tiene como objetivo la generación de valor a través de la eliminación sistemática de desperdicio (tareas ineficientes) en la organización.
Cuando hablamos de Lean hay dos conceptos que debemos tener en cuenta, o mejor dicho no perder de vista, ya que son el eje de esta metodología de trabajo:
- Valor: entendido como todo aquello que se ofrece ( bajo la forma de producto o servicio) al cliente y que es considerado como importante. Es el nivel de satisfacción que el cliente experimenta como resultado de lo que le fue ofrecido.
- Desperdicio: entendido como cualquier actividad que no aporta valor; son aquellas tareas, recursos o materiales, procesos que hacen perder el tiempo, cuestan dinero y no contribuyen de forma alguna a la satisfacción del cliente. Otra de las claves para encontrar (desperdicios o desconexiones) es analizarlas desde la perspectiva del impacto; desperdicio son aquellas actividades que no impactan en el trabajo efectivo, y algunas veces hasta disminuyen el valor de esos productos .
Diferentes profesionales del ámbito de las organizaciones han estudiado el Sistema Lean, y su relación con los estilos de management de las organizaciones, algunos consideran que:
Un modelo Lean es un modelo de liderazgo y gestión autoevolutivo, que motiva a las personas a pensar y a resolver problemas creando valor. Fundamentalmente Lean Thinking proporciona una manera de:
«Hacer más con menos»
Con menos esfuerzo, menos equipo, menos tiempo y hasta menos espacio; conforme se produzca lo que los clientes quieren, con cierta calidad y en el momento exacto.
Aplicar el modelo Lean en las organizaciones en la Sociedad de Conocimiento ha sido y es un reto que debemos aprender a gestionar. El concepto de trabajo, esfuerzo y valor han cambiado, gran parte de los trabajos, se basan fundamentalmente en el Conocimiento de sus empleados y de la Organización en su conjunto, en las organizaciones el Capital Intelectual es considerado una de sus grandes ventajas competitivas. Los trabajadores actuales, se enfrentan día a día a la resolución de problemas »no rutinarios», lo que requiere una combinación de metodologías de pensamiento convergente, divergente y creativo .
Aún así, se ha demostrado que sí es posible aplicar los principios del Lean en el trabajo del conocimiento y puede generar beneficios:
- Un tiempo de respuesta más rápido
- Una calidad y creatividad mayor
- Menores costes
- Reducción del trabajo monótono y la frustración
- Aumento de la satisfacción en el trabajo.
El caso de Wipro
La revista Harvard Business Review ha hecho un estudio de aplicación de los principios de Lean en Wipro Technologies, una de las mayores empresas de IT y productos de ingeniería del mundo.
Ante un gran desafío, los líderes de Wipro decidieron diseñar un Sistema Lean en su organización; sabían que iba a ser un gran esfuerzo y que generaría una enorme transformación en la organización.Los directivos analizaron casos en los que se había aplicado los principios Lean en el área de producción, e intentaron extrapolar best practices del sector de producción en su compañía.
Teniendo este caso de inspiración, hemos realizado una lista de consejos que servirán para implementar el sistema Lean en tu organización.
1.Eliminar desperdicio
Los trabajadores de la era del conocimiento tienen la tendencia de infravalorar la cantidad de ineficiencia que podría ser erradicada de sus trabajos. La clave es hacer que todos los que trabajan en la organización hagan que el desperdicio sea visible y actuar para eliminarlo.
Estas son las cuatro maneras de conseguir involucrar a la gente en el proceso:
- Enseña a todo el mundo a preguntar los ‘’5 por qués’’
El desperdicio forma parte del día a día,los trabajadores se acostumbran a ello, y por lo tanto no les resulta fácil darse cuenta de que es negativo. El primer paso para mejorar, es señalarlo y asumir qué es lo que está mal. Para este fin, los managers en Toyota idearon los ‘’5 por qués’’ – una técnica de preguntas utilizada para el análisis de problemas y para buscar las posibles causas y soluciones.
Ante un problema, se pregunta » por qué », para ir más allá de los síntomas evidentes, hasta que la causa verdadera del problema sale a la luz. Así se podrá encontrar la solución más efectiva.
- Estimula a la gente a buscar pequeñas formas de desperdicio, no solo las grandes
Muchas compañías han eliminado grandes y evidentes formas de desperdicio, pero hay pequeñas cantidades que nadie se molesta en eliminar. Para identificar y erradicar desperdicio de manera continua, la organización tiene que aprender a preocuparse por las pequeñas cosas. Eso se consigue aplicando los 5 porqués.
- Revisar periódicamente la estructura y el contenido de cada trabajo
Muchos trabajos del conocimiento están desestructurados y son muy generales. Tienen la tendencia a expandirse gradualmente. De esta manera, la gente acaba con mucha carga y mucho tiempo dedicado a tareas de poco valor.
Los managers deberían asesorar regularmente a sus empleados sobre sus tareas, incluyendo cuanto tiempo deberían dedicar a cada una para poder distribuir el tiempo correctamente.
2. Especifica el trabajo
A pesar a los desafíos, una sorprendente y gran cantidad de trabajo del conocimiento puede ser especificado. La clave es dejar de pensar que todo conocimiento es intrínsecamente tácito, es decir, aquel conocimiento que es «informal, personal o social, difícil de expresar de forma sistematizada—poco visible y difícil de compartir por los medios tradicionales —que poseen los actores del contexto donde se desarrolla cualquier actividad humana, incluso dentro de las organizaciones.» Nonaka & Takeuchi (1995).
Se ha de indagar para posteriormente llegar a las razones.
Para especificar «claves del conocimiento de una tarea especifica» se incluyen cuatro pasos:
- Busca partes repetibles de los procesos y codifícalos.
- De entrada, no intentes especificar todo, y si puedes no hacerlo, no lo hagas.
- Usa datos e información para optimizar tu trabajo.
- Sigue estudiando el trabajo que ha sido diseñado como tácito
Un beneficio de especificar los procesos repetidos es que los trabajadores del conocimiento puedan priorizar y dedicar más tiempo a las partes del trabajo donde puede crear un valor mayor.
3.Estructurar la comunicación
La complejidad de problemas a los que se enfrentan las organizaciones actualmente, exigen que el Trabajo en Equipo sea fundamental en las mismas, los retos son aun mayores ya que en ocasiones estos grupos se encuentran descentralizados. Cuando están involucradas muchas personas en un proceso, es imprescindible una buena comunicación. Procedimentar y sistematizar las comunicaciones se convierte en una necesidad básica a la hora de hacer frente a los problemas actuales, y el sistema Lean te será de gran ayuda:
- Protocolizar: Define qué, quién y con cuánta frecuencia deberían desarrollarse las comunicaciones.
- No permitas que se generen rumores, aboga por el entendimiento: clarifica con los trabajadores para qué, quién y que expectativa hay con respecto al producto de sus comunicaciones ¿ Cuál es su lugar en la cadena de valor? ¿A quién le servirá su output? ¿ Qué se espera de su producto? ¿Qué significa valor? Estas son las preguntas que cada miembro del equipo debe tener claras, asi como tambien los proveedores y clientes (internos o no) del equipo de trabajo.
- Crea un entendimiento compartido/ desarrolla una nomenclatura propia: los miembros de los equipos suelen venir de diferentes culturas y contextos de manera que suele haber confusiones en la comunicación; ciertas palabras pueden tener diversos significados.
- Resuelve desacuerdos con hechos, no opiniones. Utiliza métricas, ejemplos concretos, para asegurar la objetividad de tus apreciaciones. Muchas investigaciones destacan el hecho que las emociones y la irracionalidad pueden distorsionar el proceso de toma de decisiones. Suele ser un problema importante cuando el trabajo incluye conocimiento tácito. El problema que surge es que el experto no deja claro cómo ha llegado a una decisión, y en qué medida esa decisión fue tomada por intuición o emociones.
Si quieres conocer los 3 últimos consejos, accede a la segunda parte en el siguiente enlace
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