5 Principios para gestionar el Teletrabajo - Valuexperience

Estas primeras semanas, son semanas cruciales para la regulación del teletrabajo en España. En este post os mostramos los 5 principios de acción para facilitar la implementación “oficial” del teletrabajo en la empresa.

La semana pasada comentaba que en septiembre la “nueva realidad” abandonaba el carácter provisional y se oficializaba. Y con ella, el teletrabajo.

Cuando hablamos de teletrabajo surgen diferentes temas, por un lado la transición del trabajo en el despacho al trabajo remoto y viceversa, por otro surgen temas relacionados con:       

  • El compromiso de los empleados
  • La productividad
  • La conexión

El trabajo remoto generalizado ha creado nuevos desafíos, pero la buena noticia es que las organizaciones de todo el mundo durante estos meses han experimentando soluciones creativas a estos problemas.

Si bien, la compra de dispositivos y la conexión a internet son elementos esenciales para implantar el teletrabajo.

A continuación, os dejamos 5 principios de acción para facilitar la implementación “oficial” del teletrabajo en la empresa:

Principio 1: Mantener una comunicación frecuente, transparente y coherente.

Cuando los empleados trabajan desde casa, pueden sentirse desconectados de sus organizaciones, la comunicación efectiva es crucial para su transición al trabajo remoto.

¿Qué consideramos como comunicación efectiva? La comunicación más eficaz tiene cinco características: es frecuente, transparente, forma parte de un diálogo bidireccional, información fácil de encontrar  y coherente. Estos principios de comunicación son útiles en general, pero son cruciales cuando el trabajo es a la distancia.

Frecuentes: Para aumentar la frecuencia de la comunicación, muchas organizaciones han instituido actualizaciones periódicas semanales o quincenales del CEO accesibles a todos los empleados en tiempo real o no.

Transparente: Los empleados aprecian que los líderes expliquen las decisiones que se toman y aclaren el fundamento de las elecciones que realicen.  Sobre todo en momentos de incerteza como el actual. Antes del verano escribí un post sobre esto que te recomiendo leer. 

Es necesario crear portales de encuentro en donde se genere información que facilite el trabajo remoto y desde donde se pueda acceder a diferentes iniciativas.

Bidireccional: Los empleados valoraban constantemente herramientas como encuestas de pulso semanales o foros que les permitían compartir comentarios y hacer preguntas en tiempo real.

Informacion fácil de encontrar:  los recursos mejor valorados son las preguntas frecuentes (actualizadas diariamente), recursos de formación virtual sobre temas de tendencia (como la administración de equipos virtuales y reuniones líderes en línea), mensajes de video archivados de líderes e historias de éxito de trabajo remoto de colegas.

También es importante comunicar pautas claras sobre las políticas de recursos humanos que son particularmente relevantes (política de teletrabajo, permisos, vacaciones…)

Consistente: Las diferentes áreas funcionales, incluidas RR.HH., finanzas, legal y operaciones, deben enviar un mensaje unificado a todas las partes interesadas, incluidos los empleados de primera línea, los trabajadores remotos, los proveedores, los subcontratistas, los consultores y los clientes. Los mandos intermedios y los jefes de equipo de primera línea deben confirmar que su comunicación sea coherente con los mensajes del equipo superior.

Principio 2: Brindar apoyo para la salud física y mental.

En medio de una pandemia mundial, no es sorprendente que las personas sean sensibles a todo lo relacionado con su seguridad física y mental. Las diferentes encuestas de impacto que se hicieron a los empleados, muestran una valoración un 50% mejor a las diferentes iniciativas relacionadas con la salud mental.

Todas las actividades sociales virtuales, como el almuerzo en lína, las pausas para el café en línea, las clases de ejercicios en línea y las horas felices, son iniciativas que permiten superar en los empleados la sensación de aislamiento y generar engagement.

De manera más general, los empleados aprecian el apoyo emocional, especialmente de los altos ejecutivos. Por ejemplo,  Un director que llama a  los empleados que dieron positivo por COVID-19, y otro envió galletas gourmet y una nota personal a todos los empleados.

Los empleados también valoran las iniciativas corporativas diseñadas explícitamente para ayudarlos a gestionar el estrés y mantener el bienestar mental.

Las iniciativas específicas pueden incluir iniciar un foro de discusión en línea sobre salud mental, compartir recursos de bienestar mental, lanzar servicios de consejería de telesalud anónimos o entrenar a los mandos sobre cómo tratar el tema del estrés y el bienestar mental con sus equipos.

Principio 3: Ayudar a los empleados a mantenerse productivos y comprometidos trabajando en remoto.

El trabajo remoto puede aumentar la productividad, especialmente en tareas independientes que requieren una coordinación mínima con los compañeros. No ocurre lo mismo en tareas que necesitan del trabajo en equipo. Por esta razón es necesario:

  • Realizar una buena distribución de tareas.
  • Promover el uso de herramientas de colaboración.
  • Establecer resultados claros/ KPI/ deadlines de seguimiento.
  • Determinar momentos de evaluación y seguimiento de proyectos asociados a evaluación de desempeño.
  • Promover reuniones breves y frecuentes con el equipo.

Principio 4: Gestionar el equilibrio entre el trabajo y la vida personal.

Cuando se trata de conciliar la vida personal y laboral, el trabajo a distancia plantea una paradoja. Por un lado, trabajar desde casa reduce los desplazamientos y permite a las personas ajustar sus horarios y pasar más tiempo con sus familias.

Por otro lado, el trabajo remoto puede hacer que los empleados sientan que deben estar disponibles las 24 horas, los 7 días de la semana y trabajar más horas, y puede difuminar la frontera entre su vida profesional y personal. Es necesario por esto establecer unos horarios claros de inicio y fin y de momentos de contacto telemático (envío whatsapp, mensaje slack o teams)

Principio 5: Establecer prioridades estratégicas.

Las prioridades estratégicas comunes incluyen la mejora de productos y servicios. , acelerar la innovación, hacer las operaciones más eficientes, desarrollar el talento y ejecutar una transformación digital, entre otros.

Los líderes deben descubrir cómo construir y mantener una cultura corporativa saludable cuando la mayoría de los empleados trabajan desde casa.

El trabajo remoto llegó para quedarse y traerá nuevos desafíos y oportunidades. Las organizaciones de todo el mundo están experimentando con prácticas de gestión novedosas para gestionar la transición a una fuerza laboral más distribuida. Todavía estamos en los primeros momentos y aún no está claro cuál de estos enfoques perdurará.

Las organizaciones no pueden permitirse esperar resultados definitivos; deben actuar ahora para ayudar a sus empleados y organizaciones a cambiar al trabajo remoto.

Esperamos que estos principios os ayuden a a navegar hacia un futuro incierto.

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