5 claves para mejorar la comunicación en equipos a distancia

Cada vez estamos más acostumbrados a ver equipos que trabajan a distancia haciendo uso de sofisticadas tecnologías colaborativas. No obstante, las investigaciones demuestran que la efectividad de esta modalidad de trabajo no depende de las tecnologías en sí, sino de cómo se usan. Así que realmente no será necesario que tu inversión sea gigantesca para conseguir los mejor resultados. Está al alcance de todos.

Un estudio demuestra que hay ciertos comportamientos que facilitan esta práctica. Los equipos formados por personas que mantienen estos comportamientos y actitudes demuestran ser mucho más productivos y eficientes, aun trabajando a distancia y haciendo uso de tecnologías colaborativas.

Estos comportamientos clave son: adaptar la tecnología a la tarea, dejar claras las intenciones, mantenerse sincronizado, ser sensible y solidario y ser abierto e inclusivo. A continuación, vamos a analizar cada una de estas claves:

Adapta la tecnología

a tu tarea

    Actualmente, los equipos disponen de multitud de aplicaciones tecnológicas para su trabajo diario, y en concreto para la comunicación interna del propio equipo. Plataformas de correo electrónico, aplicaciones de mensajes inmediatos o de videollamadas, entre otros.

    Lo cierto es que, pese a tener a nuestra disposición todas estas herramientas, no quiere decir que las sepamos usar adecuadamente. Cada una de ellas debe ser usada con un propósito concreto y adecuado a la situación. De no ser así, en vez de facilitarnos el trabajo en equipo, generará problemas.

    Las principales recomendaciones son:

    • Utiliza herramientas de texto ágil como el correo electrónico o tableros de anuncios cuando quieras transmitir una información concreta, unos planes de rutina, compartir ideas o recopilar datos.
    • Utiliza aplicaciones de mensajería instantánea como chats, para la resolución de dudas sencillas y fáciles de comprender.
    • Utiliza las llamadas y videollamadas para situaciones de mayor complejidad. Son herramientas más ricas e interactivas, ideales para a resolución de problemas y la negociación. A la vez, también son más sensibles y podemos tratar temas delicados con los miembros del equipo.

    Deja claras tus intenciones

      La evolución de las últimas décadas ha desembocado en una actualidad donde nos comunicamos mayoritariamente por escrito. El texto y la redacción son elementos fundamentales para nuestro trabajo. Y esto, más a menudo de lo que desearíamos, nos trae problemas.

      Los problemas nacen de las interpretaciones, o malinterpretaciones, de lo que leemos. Tú puedes escribir un mensaje a tu jefe con una intención explicativa, pero quizás él la lee con una interpretación acusatoria.

      Las interpretaciones que haga el receptor dependerán de su estado de ánimo, sus experiencias previas y su relación con el entorno. Como no podemos incidir directamente sobre la interpretación del receptor, nos centraremos en dejar claras nuestras intenciones. 

      Cuando redactamos un mensaje para otra persona, debemos asegurarnos de que estamos siendo claros y concisos. Antes de enviarlo debes asegurarte de que le has dado el tono correcto al mensaje. Algunas maneras prácticas de hacerlo son: explicitar en el cuerpo del mensaje cuál es nuestra intención enviando ese mensaje o, haciendo uso de emojis, si el registro y tono del mensaje nos lo permite. Es una manera sencilla y clara de mostrar nuestras emociones e intenciones.

      Mantente sincronizado

        Una de la principales y más evidentes consecuencias de los equipos que trabajan a distancia, es que no se ven en el día a día. Si no trabajamos bien este punto, corremos el riesgo de perder el contacto y la unión que el equipo necesita para trabajar eficazmente.

        Por suerte, con algunos sencillos pasos podemos contrarrestar este handicap para nuestro equipo:

        • Asegúrate que todos los miembros el equipo reciben los mails con información relevante para la organización del equipo y de la empresa.
        • Realiza videoconferencias al menos 3 días a la semana con todo el equipo. No hace falta que sean largas y aburridas. Simplemente úsalas para hacer un update de la situación actual, y exponer cuestiones relevantes para todo el equipo.
        • Si se realizan cambios estructurales en el equipo, explícalo a los demás, para que puedan comprender los motivos, a la vez que evitas especulaciones.
        • Ponte en contacto directo con aquellos miembros del equipo que veas más desconectados, para motivarles y hacerles visibles.

        Sé sensible y solidario

          Paradójicamente, en los equipos a distancia la confianza se convierte en un elemente clave, y a la vez, es aún más difícil de conseguir.

          La confianza entre los miembros del equipo permite un funcionamiento mucho más efectivo. Al trabajar a distancia debes creer en los mensajes que recibes y tienes menor capacidad interactiva para la resolución de dudas, por lo que confiar en los demás es primordial.

          Para ayudar a desarrollar confianza en los equipos a distancia, asegúrate de responder a las solicitudes de tus compañeros, tomándote tiempo para poder responder con criterio. Sé proactivo y sugiere soluciones a problemas a los que se enfrenta el equipo, manteniendo siempre un tono positivo y de ayuda.

          Sé abierto e inclusivo

            Los equipos que trabajan a distancia suelen tener una alta diversidad entre sus miembros. Es justo la diversidad la que nos aporta diferentes visiones, ideas, aumentando la creatividad y el rendimiento del equipo.

            No obstante, como la comunicación se realiza a distancia, algunos miembros del equipo pueden sentirse poco motivados para expresarse y compartir sus ideas, ya sea por el uso de tecnologías comunicativas o por timidez.

            Precisamente por eso, debemos concentrarnos en comunicarnos de manera más abierta e inclusiva. Podemos involucrar a todo el equipo en las comunicaciones importantes y en la toma de decisiones, solicitando a todos su participación, aportando sus puntos de vista.

            Llevar a la práctica estos 5 comportamientos clave que te hemos recomendado, te ayudará a llevar a tu equipo de trabajo a distancia a su rendimiento más elevado.

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