Equipo archivos - Valuexperience
5 Principios para gestionar el Teletrabajo

5 Principios para gestionar el Teletrabajo

Estas primeras semanas, son semanas cruciales para la regulación del teletrabajo en España. En este post os mostramos los 5 principios de acción para facilitar la implementación “oficial” del teletrabajo en la empresa.

La semana pasada comentaba que en septiembre la “nueva realidad” abandonaba el carácter provisional y se oficializaba. Y con ella, el teletrabajo.

Cuando hablamos de teletrabajo surgen diferentes temas, por un lado la transición del trabajo en el despacho al trabajo remoto y viceversa, por otro surgen temas relacionados con:       

  • El compromiso de los empleados
  • La productividad
  • La conexión

El trabajo remoto generalizado ha creado nuevos desafíos, pero la buena noticia es que las organizaciones de todo el mundo durante estos meses han experimentando soluciones creativas a estos problemas.

Si bien, la compra de dispositivos y la conexión a internet son elementos esenciales para implantar el teletrabajo.

A continuación, os dejamos 5 principios de acción para facilitar la implementación “oficial” del teletrabajo en la empresa:

Principio 1: Mantener una comunicación frecuente, transparente y coherente.

Cuando los empleados trabajan desde casa, pueden sentirse desconectados de sus organizaciones, la comunicación efectiva es crucial para su transición al trabajo remoto.

¿Qué consideramos como comunicación efectiva? La comunicación más eficaz tiene cinco características: es frecuente, transparente, forma parte de un diálogo bidireccional, información fácil de encontrar  y coherente. Estos principios de comunicación son útiles en general, pero son cruciales cuando el trabajo es a la distancia.

Frecuentes: Para aumentar la frecuencia de la comunicación, muchas organizaciones han instituido actualizaciones periódicas semanales o quincenales del CEO accesibles a todos los empleados en tiempo real o no.

Transparente: Los empleados aprecian que los líderes expliquen las decisiones que se toman y aclaren el fundamento de las elecciones que realicen.  Sobre todo en momentos de incerteza como el actual. Antes del verano escribí un post sobre esto que te recomiendo leer. 

Es necesario crear portales de encuentro en donde se genere información que facilite el trabajo remoto y desde donde se pueda acceder a diferentes iniciativas.

Bidireccional: Los empleados valoraban constantemente herramientas como encuestas de pulso semanales o foros que les permitían compartir comentarios y hacer preguntas en tiempo real.

Informacion fácil de encontrar:  los recursos mejor valorados son las preguntas frecuentes (actualizadas diariamente), recursos de formación virtual sobre temas de tendencia (como la administración de equipos virtuales y reuniones líderes en línea), mensajes de video archivados de líderes e historias de éxito de trabajo remoto de colegas.

También es importante comunicar pautas claras sobre las políticas de recursos humanos que son particularmente relevantes (política de teletrabajo, permisos, vacaciones…)

Consistente: Las diferentes áreas funcionales, incluidas RR.HH., finanzas, legal y operaciones, deben enviar un mensaje unificado a todas las partes interesadas, incluidos los empleados de primera línea, los trabajadores remotos, los proveedores, los subcontratistas, los consultores y los clientes. Los mandos intermedios y los jefes de equipo de primera línea deben confirmar que su comunicación sea coherente con los mensajes del equipo superior.

Principio 2: Brindar apoyo para la salud física y mental.

En medio de una pandemia mundial, no es sorprendente que las personas sean sensibles a todo lo relacionado con su seguridad física y mental. Las diferentes encuestas de impacto que se hicieron a los empleados, muestran una valoración un 50% mejor a las diferentes iniciativas relacionadas con la salud mental.

Todas las actividades sociales virtuales, como el almuerzo en lína, las pausas para el café en línea, las clases de ejercicios en línea y las horas felices, son iniciativas que permiten superar en los empleados la sensación de aislamiento y generar engagement.

De manera más general, los empleados aprecian el apoyo emocional, especialmente de los altos ejecutivos. Por ejemplo,  Un director que llama a  los empleados que dieron positivo por COVID-19, y otro envió galletas gourmet y una nota personal a todos los empleados.

Los empleados también valoran las iniciativas corporativas diseñadas explícitamente para ayudarlos a gestionar el estrés y mantener el bienestar mental.

Las iniciativas específicas pueden incluir iniciar un foro de discusión en línea sobre salud mental, compartir recursos de bienestar mental, lanzar servicios de consejería de telesalud anónimos o entrenar a los mandos sobre cómo tratar el tema del estrés y el bienestar mental con sus equipos.

Principio 3: Ayudar a los empleados a mantenerse productivos y comprometidos trabajando en remoto.

El trabajo remoto puede aumentar la productividad, especialmente en tareas independientes que requieren una coordinación mínima con los compañeros. No ocurre lo mismo en tareas que necesitan del trabajo en equipo. Por esta razón es necesario:

  • Realizar una buena distribución de tareas.
  • Promover el uso de herramientas de colaboración.
  • Establecer resultados claros/ KPI/ deadlines de seguimiento.
  • Determinar momentos de evaluación y seguimiento de proyectos asociados a evaluación de desempeño.
  • Promover reuniones breves y frecuentes con el equipo.

Principio 4: Gestionar el equilibrio entre el trabajo y la vida personal.

Cuando se trata de conciliar la vida personal y laboral, el trabajo a distancia plantea una paradoja. Por un lado, trabajar desde casa reduce los desplazamientos y permite a las personas ajustar sus horarios y pasar más tiempo con sus familias.

Por otro lado, el trabajo remoto puede hacer que los empleados sientan que deben estar disponibles las 24 horas, los 7 días de la semana y trabajar más horas, y puede difuminar la frontera entre su vida profesional y personal. Es necesario por esto establecer unos horarios claros de inicio y fin y de momentos de contacto telemático (envío whatsapp, mensaje slack o teams)

Principio 5: Establecer prioridades estratégicas.

Las prioridades estratégicas comunes incluyen la mejora de productos y servicios. , acelerar la innovación, hacer las operaciones más eficientes, desarrollar el talento y ejecutar una transformación digital, entre otros.

Los líderes deben descubrir cómo construir y mantener una cultura corporativa saludable cuando la mayoría de los empleados trabajan desde casa.

El trabajo remoto llegó para quedarse y traerá nuevos desafíos y oportunidades. Las organizaciones de todo el mundo están experimentando con prácticas de gestión novedosas para gestionar la transición a una fuerza laboral más distribuida. Todavía estamos en los primeros momentos y aún no está claro cuál de estos enfoques perdurará.

Las organizaciones no pueden permitirse esperar resultados definitivos; deben actuar ahora para ayudar a sus empleados y organizaciones a cambiar al trabajo remoto.

Esperamos que estos principios os ayuden a a navegar hacia un futuro incierto.

CAMBIO DE HÁBITO… SER IRREVERENTEMENTE DISRUPTOR

CAMBIO DE HÁBITO… SER IRREVERENTEMENTE DISRUPTOR

Un cambio de hábito para ser irreverentemente disruptor.

Bien, estamos justo en el momento de los cambios de hábito, y de hábitos.
En mi caso, estoy haciendo maletas porque mañana regreso a Barcelona. Seguramente esta semana muchos tengamos que cambiar el hábito de pareo y bañador… por pantalones y camisas.

Pero el cambio más grande, sin dudas, estará en nuestro mindset, porque septiembre oficializa, le da estatus de instituido a la “nueva normalidad”. Y si estabas acostumbrado a ir al despacho con zapatos, es necesario que te calces tus zapatillas de correr. 

Este 2020, ha sido el gran ecualizador, independientemente de la industria, el tamaño del negocio, la ubicación o el producto o servicio que ofrezcas, todos hemos compartido la misma experiencia.

Todos nos hemos visto obligados a ajustarnos y recalibrar. Todos nos hemos visto obligados a ver cómo las interacciones en persona cambian de ser una constante a una inexistente, para pasar a una intermitente. Y todo esto, en un abrir y cerrar de ojos.

Decir que ha sido un shock es un eufemismo.

Entonces, ¿A dónde vamos en este inicio de año laboral? ¿Cómo puedes asegurarte de que tu empresa pueda responder al cambio que el mercado exige?

Mi primer consejo es… “QUEMA LA CAJA” (y no hablo de la registradora).

A muchos, la caja “the box” sobre la que se refugiaban y se sentían cómodos prácticamente les ha desaparecido; pero si no es tu caso, lo mejor sería que mentalmente quemes la caja. Las empresas que han sobrevivido a largo plazo, durante décadas y siglos, son las que no se quedaron atascadas en su status quo. Por el contrario, interrumpieron sus productos y operaciones para crear “lo siguiente mejor” (producto, servicio, experiencia).

Estas organizaciones han logrado evitar quedarse empantanadas por el incrementalismo, o haciendo pequeños avances, ajustando los productos existentes en un esfuerzo por ceñirse a lo que saben y hacen bien.

Los disruptores piensan en grande. Actúan con audacia y desafían las suposiciones. Su objetivo es interrumpir el mercado en el que están. Y funciona.

Es posible que algunos piensen… que estoy bajo los efectos de un golpe de calor. Ser disruptivos cuando lo que la mayoría ahora quiere es solo poder sobrevivir… Regálame unos minutos y reflexionemos juntos…

Haciendo un símil con el tenis, podemos decir que el 2020 tiene un saque devastador como el de Ivo Karlovic (mejor sacador de la historia, hasta el momento), y las empresas que primero y mejor descubran cómo conectarse con este tipo de saque, son las que ganarán. Todo el mundo está en el juego. Todo el mundo tiene que responder. 

Ninguno quiere ser Blockbuster, todos queremos ser como Netflix.

Pero para ser Netflix no podemos seguir atados a lo que hicimos bien hace un tiempo, es necesario que aprovechemos este momento convulso para ser disruptores, para hacer que nuestros equipos sean disruptores y así encontrar la mejor manera de conseguir ventaja competitiva en este complejo mercado.

Mi consejo es “toma tu éxito y conviértelo en la próxima gran cosa”.

Aprovecha este sentido de urgencia que en todos los sectores sentimos en este momento, e intenta despertar esas ideas que podrías haber percibido como inverosímiles o fuera de alcance antes.

El consejo número dos… implica A TODOS EN EL JUEGO

Es posible que te sientas agobiado y abrumado, pero este sentimiento decrecerá si implicas a tu equipo en este proyecto. 

Para ayudarte a integrar una mentalidad disruptora en tu equipo revisa los siguientes aspectos que te planteo y responde las preguntas asociadas.

1)    Entiende tu propósito y se audaz en darle vida.

Reflexiona no sólo en lo que hace tu empresa, sino lo que HOY logra para el cliente. No ayer. HOY y en el futuro.

Porque las necesidades han cambiado. Responde a estas preguntas:

¿A qué prácticas o normas de tu negocio estás dispuesto a renunciar para permanecer fiel a tu propósito?

¿Qué supuestos que sean sostenidos durante años en tu empresa, necesitan ser desafiados?

Cómo líder o responsable de una empresa debes tener claro lo que está en juego y empoderar a las personas para que compartan ideas que rompan las reglas actuales y asuman riesgos. Adopta una mentalidad emprendedora a medida que persigues tu PARA QUÉ no por qué creé ¿PARA QUÉ CREÉ ESTA EMPRESA? ¿CÓMO QUERÍA APORTAR VALOR?

2)     Diseña una experiencia de cliente diferenciada.

Las necesidades de los clientes han cambiado. Entrega sin contacto. Compras y recogida en la acera. Las formas reales y logísticas en que compramos, cenamos y socializamos han cambiado. Para crear una experiencia de cliente diferenciada, necesitas pensar desde la perspectiva de los clientes.

 ¿Qué cambios necesitan ver mis clientes?

¿Hoy qué quieren mis clientes?

¿Qué problemas están encontrando que podamos resolver?

Pregúntate: ¿Estamos tomando decisiones empresariales basadas en lo que el cliente quiere y necesita o en lo que nosotros, como empresa, queremos y necesitamos? ¿Qué puede hacer tu negocio para diferenciarse hoy en el mercado?

3)    Involucra a tus empleados.

Si deseas que tu gente esté presente (no me refiero a presencia física), haz que se sientan parte del negocio.

Hoy más que nunca, tú necesitas de su aportación y sus ideas. Están experimentando el mundo de manera muy diferente ahora y tienen un punto de vista que no has considerado o tenido en cuenta en etapas anteriores.

Con tu equipo de confianza, reflexiona sobre los siguientes aspectos:

¿Estamos empoderando a los miembros de nuestro equipo, en todos los niveles, para que aporten sus mejores ideas e innovaciones?

¿Nuestros mánagers están dispuestos a escuchar?

¿Cómo puedo garantizar que todos participen en nuestra solución?

¿Estamos apoyando activamente la innovación a través de nuestras acciones y cómo asignamos recursos?

Con todas y cada una de las áreas de tu organización:

Crea una Comunidad Interna, bríndales una plataforma o espacio virtual para tener voz, y hazlo de manera consistente en todo el negocio. En Valuexperience somos expertos en Comunidades Virtuales:

¡Te dejo el acceso a nuestra Masterclass de Comunidades 4.0. totalmente gratuita haciendo clic aquí!

Haz participe a toda la organización de este momento de reflexión. Y a su vez, haz preguntas simples pero potentes acerca del valor que estáis entregando hoy a vuestros clientes:

¿Cuál es nuestra propuesta de valor hoy?

¿Esta propuesta responde a las necesidades actuales del mercado?

¿Cómo podemos crear más valor y diferenciarnos?

¿Qué deberíamos dar a conocer a nuestros clientes para enamorarlos de nuestro producto o servicio?

Por último, lee y reconoce las aportaciones.

El consejo número 3: SUPERA EL AGOBIO Y CREA UNA CULTURA DE INNOVACION. 

Es cierto que en este momento los desafíos para las empresas se apilan en todas y cada uno de los rincones.  Pero todas las organizaciones se enfrentan a los mismos dilemas. ¿Qué vas a hacer al respecto? Las organizaciones que permanecen iguales fallarán porque los clientes ya no tienen las mismas necesidades, creencias, habilidades u oportunidades. Sin embargo, las organizaciones que respondan e innoven más rápido las que utilizan esta disrupción nacional y global como el ímpetu para convertirse en “El disruptor”, ganarán.

Cuando te sientas frustrado y añores “la vieja normalidad”, reflexiona y reconoce que muchos cambios para el mundo de los negocios ya estaban en la era pre COVID. Los eventos de 2020 simplemente aceleraron lo que ya estaba en juego. 

Así que ahora debes calzarte tus zapatillas de correr y acelerar tu respuesta. 

¿CUÁLES SERÁN TUS PRÓXIMOS PASOS?

  • ¿Qué vas a hacer con las ideas generadas en los espacios virtuales?
  • ¿Cuál será tu llamada a la acción para activar una mentalidad disruptora ahora mismo en tu empresa?
  • ¿Cómo es tu compromiso de reinventarte?

Si te sientes bloqueado y no sabes cómo iniciar este proceso: 

  • Intenta analizar los comentarios de tu equipo y los de tus clientes, reflexiona sobre “la nueva realidad de tu cliente” y los problemas que tu cliente está encontrando. 
  • Determina con tu equipo los conductores de fidelización de tu cliente. 
  • Realiza un análisis de mercado de tu competencia.
  •  Lee todas las previsiones que puedas.
  •  Saca conclusiones para tu negocio. 

¿Sigues bloqueado?  

¿Te cuesta generar espacios de colaboración e innovación con tu gente? 

¿Tienes miedo de generar una expectativa en tu equipo que luego no puedas cumplir? 

¿Temes que el espacio virtual en vez de ser un sitio de creación se convierta en el muro de los lamentos? 

En Valuexperience, somos extremadamente disruptivos, de una buena manera, así que si te apetece podemos tomar un café virtual, para reflexionar contigo y ayudarte a generar colaboración de valor en tu gente. Para que te conviertas en  “El disruptor de tu mercado” antes de que alguien más te interrumpa.

Espero que este post te haya servido de ayuda.

Invierte en tus empleados para superar las crisis

Invierte en tus empleados para superar las crisis

Generalmente podemos pensar que, para superar las recurrentes crisis enfrentadas debido a los constantes avances tecnológicos y cambios en las demandas de los productos, las estrategias más importantes que se deben implementar son relacionadas con los elementos materiales de la empresa, como la reducción de gastos, mudanzas en la cadena de suministro, etc. No obstante, se ha observado que aquellos directores que han superado estas crisis de manera más ágil han sido aquellos que han invertido principalmente en los empleados.

                Por otro lado, se suele asumir que los encargados de diseñar estrategias ejecutivas son los gerentes y directivos, mientras que los empleados se dedican a cumplir órdenes. No obstante, una de las estrategias que ha ayudado a superar crisis centrándose en los empleados, ha sido la de darles voz y sentimiento de pertenencia y participación, de manera que se les ha dado la oportunidad de aportar ideas, muchas de las cuales han sido implementadas y han ayudado a la solución de problemas.

                La importancia de la valoración y consideración hacia los empleados recae sobre el compromiso que genera por parte de estos gracias a la percepción de que son necesarios en el equipo. Es decir, el diálogo, comunicación y motivación a la participación en los proyectos hace con que los empleados atribuyan sentido a sus tareas, lo cual hace con que las realicen con más esfuerzo y calidad.

                Otra de las estrategias centradas en el empleado fundamentales es el constante aprendizaje. Las grandes empresas se están dando cuenta de que es mucho más eficiente invertir en la formación de nuevas habilidades que en la contratación de empleados con las habilidades que carecen los empleados actuales. Además, se puede impulsar la experiencia en proyectos distintos a los que el empleado suele participar, de manera que, en caso de que suceda un problema, sea más fácil hacer cambios en la organización de la plantilla de trabajadores. Es decir, el aprendizaje y formación de los empleados reduce la rotatividad y aumenta la flexibilidad en caso de que ocurra una crisis.

                No obstante, cabe destacar que todas estas estrategias para con los empleados son significativamente más eficaces si se implementan en los momentos de prosperidad y estabilidad en la empresa, en vez de durante las crisis. Se trata de estrategias positivas a largo plazo, por lo que es importante hacerlas parte de la cultura y los valores de la empresa. Si los directivos y gerentes mantienen la comunicación con los empleados, será mucho más fácil manejar las situaciones complicadas, pues habrán generado seguridad y amabilidad en el entorno. De la misma manera, la constante formación permitirá un mejor manejo de los desequilibrios, así como mejorará la creatividad a la hora de generar estrategias de enfrentamiento.

                En conclusión, no deje de lado a sus empleados, ya que son ellos los que van a realizar el trabajo a primera línea a la hora de enfrentar una turbulencia. Manténgase comunicado con ellos y permítales crecer.

Aprovecha al máximo las evaluaciones de 360 grados

Aprovecha al máximo las evaluaciones de 360 grados

¿Sabías que las evaluaciones de 360 grados en línea y basadas en entrevistas pueden ser herramientas extremadamente valiosas? Esto sucede porque se acostumbra a juntar una gran variedad de ideas de los compañeros de trabajo, que dan otra visión a otros compañeros y ejecutivos.

Pero estas herramientas solo son efectivas si se tienen en cuanta ciertas características:

Confidencialidad:

Los compañeros de trabajo serán más honestos y directos si saben que sus comentarios no serán relacionados con ellos. Por eso se debe dejar claro cómo se garantizará y protegerá la confidencialidad en cada entrevista.

Sinceridad:

En las instrucciones es importante que se remarque a los encuestados la importancia de su sinceridad. Los encuestados sean directos y que sus comentarios sean productivos. Es raro que los encuestados sean demasiado críticos, esto solo suele pasar cuando se refieren a personas específicas. 

En definitiva, solo si los comentarios son sinceros se podrá ayudar realmente a la empresa y al individuo.

Transparencia:

Cuando se implementa un 360, se debe ser transparente con todo el mundo sobre su propósito real. ¿Es para un desarrollo general?¿hay problemas en el rendimiento? Si el trabajo del encuestado está en juego, tanto el sujeto como el entrenador deben ser conscientes.

Si no se da esta transparencia es posible que los empleados se sientan traicionados, que surjan quejas o incluso problemas legales.

Personalización:

La mayoría de las evaluaciones 360 se pueden personalizar, así se puede reflejar el lenguaje de la empresa, su visión, su misión y la competencias que se valoran. También se puede personalizar respecto a las circunstancias, por ejemplo, si se utiliza en un proceso de fusión.

Aunque la personalización siempre es beneficiosa, se debe tener en cuenta su coste. Cualquier competencia que se altere necesitara pasos adicionales para que así las respuestas puedan compararse adecuadamente con las normas establecidas.

Seguimiento:

Alguna encuestas en línea producen informes resumidos, pero en los 360 esto no debe suceder. Sin el contexto y el apoyo necesarios, es posible que al final el sujeto no pueda utilizar apropiadamente los comentarios que ha transmitido y al final llegar a considerar la encuesta como una pérdida de tiempo.

Ningún proceso de evaluación es perfecto, pero cuando los 360 se implementan cuidadosamente, proporcionan una información valiosa y una línea de actuación confiable para el desarrollo de las personas de la organización.

Si quieres saber más, no dudes en consultar nuestro “Curso de Recursos Humanos 4.0”.

La importancia de registrar las expectativas individuales

La importancia de registrar las expectativas individuales

¿Hace tiempo que quieres saber cómo la toma de decisiones grupales puede conducir a mejores resultados? En este post te enseñamos un nuevo enfoque.

Este es el caso de la compañía de electricidad general (GE), la cual es líder a escala global. Esta opera en sectores estratégicos para el crecimiento económico y el desarrollo de la sociedad, como la energía, la salud y el transporte.

En esta empresa se destaca el problema de que los ejecutivos hacían promesas a los accionistas sobre los ingresos y las ganancias que los gerentes sabían que eran imposibles.

Es por esto que se desarrollo una hoja de cálculo básica para capturar las expectativas individuales de volumen, precio e ingresos de todos para la asociación.

Convirtieron la hoja de cálculo en un tablero interactivo y todos los empleados de la empresa podían participar, además de poder ver los resultados colectivos y dónde estaban las variaciones, en forma de gráfico.

Esta herramienta ayudó a identificar rápidamente las áreas que necesitaban más discusión antes de poder tomar decisiones acertadas.

Ahora es un instrumento que lo utilizan en las reuniones con el objetivo de modificar las expectativas individuales y ver cómo esos ajustes cambiarían la media y la varianza.

Eso hace que sea más fácil entender dónde se encuentra el grupo. Quizás más importante, cada parte interesada se siente escuchada y más consciente de los puntos de vista de los demás.

Por tres razones, desde entonces han adoptado esta práctica para una amplia gama de decisiones que incluyen precios, implementación de recursos de ventas y marketing, prioridades de nuevos productos y opciones estratégicas más amplias.

1. La alianza de decisiones y la calidad mejoran cuando se registran las expectativas.

Algunas empresas han investigado que cuando se registran las expectativas individuales junto con los supuestos clave detrás de ellas, se hacen visibles diferencias importantes.

Una persona podría ver 2 + 2 como el problema a resolver, otra podría ver 1 + 3 y otra podría pensar que es 5-1. Incluso si todos llegan a la misma respuesta, registrar y luego discutir la variedad de caminos que las diferentes partes interesadas esperan obliga a todos a pensar de nuevas maneras. Y a menudo el equipo termina concluyendo que 1 + 5 es el punto de partida correcto, y por lo tanto llega a una decisión diferente, inesperada y mejor.

2. Mirar solo los resultados pasados es una forma defectuosa de gestionar el riesgo.

El riesgo depende del contexto, y la situación actual puede presentar obstáculos o restricciones completamente diferentes.

Debido a este hecho, deberíamos fijarnos en la recopilación de expectativas independientes de cada parte interesada que cambia el enfoque de todos al punto de interés real: cómo es probable que la decisión en cuestión se desarrolle en el futuro.

Esas expectativas siguen siendo esencialmente conjeturas, pero están vinculadas al contexto apropiado; vienen de partes informadas; y reflejan una variedad de perspectivas, lo que ayuda a protegerse contra los prejuicios individuales y el pensamiento grupal.

3. Los líderes y sus equipos crecen como tomadores de decisiones cuando registran las expectativas.

Si bien un panel de control puede simplificar el proceso de registro y análisis de expectativas, no puede borrar el elemento humano. No puede obligar a las personas que temen el desacuerdo constructivo a ofrecer voluntariamente sus estimaciones.

No puede consolar a alguien cuyas expectativas a menudo varían ampliamente del resto del equipo. Solo los líderes pueden abordar esos problemas, y para hacerlo, deben reconocer que la toma de decisiones es una habilidad. Las personas necesitan retroalimentación para desarrollarlo.

Registrar las expectativas y compararlas con los resultados reales a lo largo del tiempo puede revelar los prejuicios y puntos ciegos habituales de un líder o equipo. 

Como gestionar los equipos virtuales. 2ª Entrega

Colaboración

Siguiendo con lo que hablamos en la primera entrega del post, la conclusión a la que llegamos es que la calidad de los procesos relacionados con las tareas parece ser un factor importante para decidir si la dispersión se convierte en un pasivo o una oportunidad en los equipos virtuales.

Además de los procesos relacionados con tareas, las empresas deben garantizar que los miembros del equipo se comprometan con los objetivos generales, se identifiquen con el equipo y apoyen activamente su espíritu. Es decir, los procesos socioemocionales también son importantes. Sobretodo en equipos físicamente dispersos, donde las diferencias interpersonales son una mayor amenaza para la estabilidad social del equipo debido a la mayor dificultad para resolver conflictos a través de las fronteras geográficas.

Dichas dificultades pueden, a su vez, desmotivar a los miembros para que no contribuyan completamente, poniendo en peligro el rendimiento del equipo. Los procesos sociales que aumentan la cohesión del equipo, la identificación y la comunicación informal pueden evitarlo al ayudar a establecer y mantener vínculos interpersonales que permiten a un grupo enfrentar mejor los conflictos.

Los procesos sociales son capaces de mejorar el rendimiento de los equipos virtuales y situados. Sin embargo, no hay indicación de que los equipos virtuales con procesos socioemocionales favorables superen a los equipos situados con niveles similares de los mismos procesos. Así, aunque los procesos socioemocionales no son un factor diferenciador, probablemente faciliten más procesos relacionados con tareas (y, por lo tanto, mejoran indirectamente el rendimiento de los equipos virtuales) mediante, por ejemplo, una mayor transferencia de conocimientos y una mejor resolución de los conflictos de equipo.

Lo que se debe y lo que no se debe hacer para gestionar la dispersión

Para mejorar el desempeño de tus equipos, necesitas implementar los mecanismos apropiados para impulsar los procesos socioemocionales y los relacionados con las tareas. Especialmente para los equipos virtuales, los líderes deben prestar especial atención a los procesos relacionados con tareas que aprovecharán el conocimiento especializado y la experiencia de dichos grupos. Las siguientes lecciones clave pueden ayudarte a maximizar el rendimiento de tus equipos virtuales:

  • No subestimes el significado de las distancias cortas.

El rendimiento es notablemente menor para los equipos con personas ubicadas en el mismo edificio, pero en pisos diferentes en comparación con los equipos donde todos los miembros están en el mismo piso. Esto es cierto con respecto a la efectividad (es decir, la calidad del rendimiento del equipo) y la eficiencia (en términos de tiempo y costo). Los líderes de los equipos subestiman regularmente la importancia de las pequeñas distancias. Tienden a tratar a los miembros del equipo ubicados en diferentes pisos o en un edificio adyacente como si estuvieran en una proximidad directa, y no reconocen los efectos negativos de estas distancias comparativamente pequeñas. En contraste, los grupos que están dispersos en un país o continente son más conscientes de su situación y pueden hacer esfuerzos adicionales para mejorar procesos vitales como la comunicación y coordinación relacionadas con la tarea.

  • Enfatiza las habilidades de trabajo en equipo.

Claramente, una de las razones clave para organizar un equipo disperso es recurrir al conocimiento superior que reside en ubicaciones remotas. Pero muchas empresas cometen el error formar estos equipos principalmente sobre la base de la experiencia y la disponibilidad de las personas. En cambio, los líderes también deben considerar las habilidades sociales, un requisito previo importante para un buen trabajo en equipo, como una parte mucho más fundamental del catálogo de requisitos. En otras palabras, no es realista reunir a personas de diferentes ubicaciones con la expectativa de que sabrán automáticamente cómo colaborar en un entorno virtual.

Los grupos con niveles crecientes de dispersión también son cada vez más dependientes de su nivel de trabajo en equipo, específicamente, su capacidad para realizar procesos clave como el apoyo mutuo, la comunicación y la coordinación. Para que los equipos virtuales alcancen su mayor potencial (y aprovechen su diversidad funcional y estructural), los miembros deben, ante todo, establecer una base para el intercambio efectivo de sus diferentes capacidades, todo lo cual requiere habilidades relacionadas con el trabajo en equipo. De lo contrario, es muy probable que el equipo virtual tenga un peor desempeño que un equipo situado. Por lo tanto, los líderes deben considerar las habilidades de trabajo en equipo como un atributo necesario al seleccionar a los miembros de un equipo virtual.

  • Promueve el auto-liderazgo en todo el equipo.

Más allá de las habilidades sociales, los líderes deben garantizar que los equipos dispersos tengan capacidades de liderazgo de amplia base. Cuando un grupo está muy cerca, un líder individual puede detectar más fácilmente las deficiencias en el trabajo en equipo y abordarlas con un estilo directivo práctico. La dispersión geográfica y la diversidad cultural hacen que sea difícil para cualquier líder individual asegurar que el equipo esté funcionando de manera efectiva. Para que un equipo virtual tenga éxito, los miembros generalmente necesitan ser conscientes de las dificultades de la colaboración dispersa y encontrar formas efectivas para superar esos obstáculos por sí mismos. Esto pone en manifiesto la necesidad de que las personas sean más autosuficientes en la forma en que gestionan su propio trabajo porque el líder del equipo tiene menos posibilidades de ayudar.

  • Programa reuniones presenciales.

Las reuniones periódicas cara a cara de miembros dispersos del equipo pueden ser particularmente efectivas para iniciar y mantener procesos sociales clave que alienten la comunicación informal, la identificación y la cohesión del equipo.

Una reunión de inicio del proyecto, por ejemplo, puede usarse para reunir a todos en un solo lugar durante varios días para que las personas puedan desarrollar un entendimiento compartido de la tarea en cuestión y comenzar a identificarse con el equipo. Estos procesos, a su vez, apoyarán la colaboración de tareas durante el proyecto. Las empresas también deben recordar que las interacciones informales pueden ser tan importantes como las formales, si no más.

  • Fomenta una “cultura global”.

Una mentalidad global, en la que las personas se ven a sí mismas como parte de una red internacional, ayuda a proporcionar un entorno propicio para equipos dispersos. En consecuencia, los gerentes y los miembros del equipo deben reconocer y enmarcar a su empresa como tal, comunicando la naturaleza internacional de las operaciones y los mercados de la organización. Varias estrategias de recursos humanos pueden ayudar a fomentar esa mentalidad, incluidas las asignaciones temporales de personal en lugares extranjeros y la capacitación intercultural.

La sabiduría convencional sugiere que el desempeño de los equipos sufre con niveles crecientes de dispersión. Debido a eso, los líderes típicamente han visto la dispersión como un pasivo en lugar de una oportunidad. Pero la dispersión puede proporcionar beneficios sustanciales si las empresas pueden aprovechar la diversidad y la experiencia variada de los miembros del equipo en diferentes ubicaciones.

De hecho, los equipos virtuales pueden superar a sus homólogos situados cuando se configuran y administran de la manera correcta.

En otras palabras, una empresa no puede simplemente reunir un equipo disperso y esperar lo mejor; también debe garantizar que el grupo tenga implementados los procesos socioemocionales y relacionados con las tareas. Solo entonces los equipos virtuales pueden integrar efectivamente el conocimiento disperso para aprovechar su diversidad cultural y estructural, evitando así algunos de los inconvenientes de la dispersión al tiempo que cosechan sus beneficios.

Si quieres aprender más sobre cómo gestionar equipos virtuales únete a nuestro Curso Equipos 4.0.